Memory - Document Specialists

FAQ

Alcune delle domante che ci vengono poste spesso. I campi operativi all’interno dei quali opera Memory sono molto vasti ed in continua evoluzione, per questo abbiamo deciso di stilare una lista di FAQ che possano aiutare a fugare i dubbi e fare maggiore chiarezza in termini di servizi, certificazioni e specifiche attività dell’azienda. Per qualsiasi ulteriore informazione o necessità, potete contattarci, saremo a vostra completa disposizione.

In quali campi opera Memory?

Memory è un'azienda che si occupa di ogni passo del document management, dalla presa in carico, all'archiviazione e custodia fino alla distruzione certificata.
Nello specifico, si occupa dei seguenti campi (per maggiori informazioni, fate riferimento alla pagina Servizi):

  • Gestione Documentale: archiviazione fisica ed elettronica, distruzione certificata e Workflow Document Management;
  • Contact Center: gestione flussi di posta in uscita, dematerializzazione della posta in entrata, elaborazione dei resi postali e gestione servizi inbound e outbound;
  • Facility Managerment: trasporti, logistica avanzata, cespiti aziendali, gestione dei magazzini economali e soluzioni per i beni aziendali;
  • Abiente: gestione dei rifiuti aziendali non pericolosi con loro distruzione e/o smaltimento certificati;
  • Distruzione Certificata: gestione della distruzione dei documenti contenenti dati sensibili a norma di legge secondo la procedura DIN66399 con rilascio di certificato legalmente valido.

Memory si serve delle migliori tecnologie attualmente disponibili ed applica una rigida disciplina sulla privacy per assicurare l'assoluta segretezza dei dati inviati e custoditi.

Memory è un'azienda certificata?

La qualità è un elemento imprescindibile per noi di Memory e proprio per questo, le nostre attività seguono scrupolosamente tutte le disposizioni di Legge e ci siamo dotati di un rigido codice di autocontrollo e condotta. Ma non solo. Per assicurare una qualità eccelsa ai clienti, Memory è anche certificata dai più importanti enti nazionali ed internazionali:

  • Sistemi di gestione per la Qualità ISO 9001 - UNI EN ISO 9001:2008
  • Sistema di gestione Ambientale ISO 14001 - UNI EN ISO 14001:2004
  • Iscrizione Albo Nazionale Autotrasportatori RMT 5825213
  • Iscrizione Albo Nazionale Gestori Ambientali iscr. n. RM 15985
  • Fujitsu Selected Imaging Service Bureau
  • CPI, Certificato prevenzione incendi rilasciato dal Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco

Dove vi trovate e come possiamo contattarvi?

Memory ha due sedi; gli Uffici Commerciali sono siti in via Enzo Ferrari 28/30, 00012 Guidonia (ROMA), all'interno di un moderno e funzionale impianto industriale dotato delle migliori tecnologie in termini di sicurezza, mentre la Sede Legale è in via Massa di San Giuliano 255, 00132 Castelverde (ROMA).

Potete contattarci ai numeri 0774.354435 - 0774.050600, tramite il form sottostante oppure all'indirizzo email info@memory.uno oppure commerciale@memory.uno 

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* Acconsento al trattamento dei dati personali.
I dati inseriti saranno utilizzati nel pieno rispetto del Codice in materia di protezione dei dati personali (Dlgs. 196/03).
L'interessato può esercitare i diritti previsti dall'art. 7 del DLgs 196/03 inviando una e-mail a assistenza@memory.uno.
Per visualizzare l'informativa consulta la pagina privacy.


Cosa è la Distruzione Certificata?

La distruzione certificata, o Secure Shredding, è una procedura che riguarda il trattamento dei dati sensibili, al momento contemplata all'interno del  Decreto Legislativo 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali. Al pari dell'acquisizione e del trattamento, la distruzione è uno dei momenti fondamentali all'interno del campo in questione ed è tutelato dall'articolo 4, comma 1, lettera A della legge.
La Distruzione Certificata assicura che i documenti contenenti dati sensibili, siano distrutti secondo uno standard europeo (DIN66399) e vengano così resi irriconoscibili ed impossibili da consultare, garantendone la riservatezza da qualunque accesso.
Ci sono vari tagli di distruzione disponibili a seconda delle necessità del cliente e delle disposizioni di legge; Memory oltre a distruggere con relativo certificato supporti cartacei è in grado di processare con lo stesso trattamento sicuro anche supporti informatici come CD/DVD, flash drive UDB, HD e tanto altro.

Ci sono riferimenti normativi per la Distruzione Certificata?

Assolutamente si. La distruzione dei dati sensibili è tutelata dall’articolo 31 del Codice della Privacy e dall’articolo 2050 del Codice Civile che sanciscono e prevedono l’adozione di misure di sicurezza idonee a rendere i dati irrecuperabili. 
Inoltre è da considerare che la Legge prevede anche la possibilità, per ogni utente, la completa cancellazione dei dati che lo riguardano come previsto dall'articolo 7 comma B del d.lgs. 196/03, la distruzione certificata è l'unica maniera per poter produrre all'interessato un documento che certifica l'avvenuta cancellazione definitiva dei propri dati sensibili.
Utilizzare il servizio offerto da Memory garantisce, inoltre, il corretto smaltimento della carta risultante dal processo di distruzione, garantendone un corretto riciclo presso aziende che la ricicleranno apportando un notevole aiuto all'ambiente.

Quali tipi di documenti sono considerati sensibili?

Secondo il Codice in materia di protezione dei dati personaliDecreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ogni genere di documento contenente dati non anonimi, è considerato un documento sensibile. Il Codice prevede quindi un iter procedurale specifico per il trattamento di tali documenti che devono essere processati in maniera che nessun dato possa giungere volontariamente od involontariamente a terzi, ledendo così la privacy del soggetto.
Ogni genere di documento che non contenga dati irrintracciabili è dunque considerato sensibile, la differenza nel trattamento riguarda solo il livello di sicurezza e tutela che si vuole perseguire, seguendo la classificazione prevista dalla normativa EN DIN 66399.

Memory archivia fisicamente i documenti?

Si. Memory ha a disposizione un moderno impianto industriale di recente costruzione, dotato delle migliori tecnologie disponibili per un'archiviazione sicura e senza rischi. I documenti vengono ritirati presso il cliente, trasportati presso la sede operativa di Memory, processati secondo le necessità del cliente e poi archiviati fisicamente all'interno di un magazzino dotato di impianto antincendio di ultima generazione, certificato ed approvato dai Vigili del Fuoco. I documenti restano in giacenza presso Memory e possono essere richiesti in ogni momento, in copia o originale tramite la piattaforma documentale Profiler o contattando direttamente il nostro ufficio DMS.

Una volta digitalizzati i documenti vengono distrutti?

Assolutamente no. I documenti inviati a Memory vengono processati a seconda delle necessità del cliente e non vengono distrutti finché non osservano due requisiti fondamentali, imprescindibili tra loro:

  1. Non raggiungono la data in cui per legge possono essere distrutti;
  2. Memory non ottiene il consenso scritto da parte del cliente per procedere alla distruzione del materiale.

Bisogna anche considerare che alcuni tipi di documenti non possono essere distrutti il che significa che la copia cartacea e la relativa versione digitale continueranno ad esistere e ad essere custoditi presso le strutture sicure di Memory.
Nel caso di documenti digitalizzati, la distruzione della copia fisica non comporta necessariamente la cancellazione dei documenti elettronici a vantaggio di poter sempre avere una copia del documento anche dopo il termine del proprio ciclo di vita.

Come posso consultare i miei documenti digitalizzati?

Una volta processati e digitalizzati, i documenti sono disponibili sulla nostra piattaforma documentale Profiler.
Tramite Profiler è possibile consultare la documentazione, scaricarla in locale o chiederne l'invio di una copia o dell'originale che arriverà a stretto giro tramite corriere espresso. La piattaforma documentale Profiler non necessita di alcuna installazione locale da parte del cliente, è sempre accessibile tramite web e necessita solo di un browser web e di una connessione internet. La sicurezza è  garantita dalla presenza di numerosi processi di sicurezza e dalla presenza di un certificato SSL/TSL.

Sarò io a dover portare i documenti presso Memory?

Non necessariamente. Memory è un'azienda iscritta all'Albo Nazionale Autotrasportatori (con protocollo RMT 5825213) ed ha un servizio di ritiro documentale consolidato. Qualora non si volesse raggiungere la sede operativa Memory o l'invio della documentazione fosse a cadenza regolare, un nostro incaricato verrà a ritirare il materiale direttamente presso la vostra sede. Il nostro personale è altamente qualificato per poter prendere in carico i vostri documenti senza rischio per la privacy.
Ogni trasporto avviene in totale sicurezza, nel rispetto delle norme di legge in termini di gestione di documentazione contenente dati sensibili, grazie ad un sistema di monitoraggio integrato che monitora costantemente lo stato e la posizione dei nostri automezzi.

Cosa è la conservazione sostitutiva digitale?

Con l'avanzare delle tecnologie informatiche il legislatore ha previsto una nuova forma di conservazione documentale che garantisce la validità legale di un documento informatico. In questa maniera un documento viene marcato temporalmente e firmato digitalmente in modo da renderlo non modificabile, con una data certa ed attribuirlo ad un attore specifico. Rispettando specifiche norme di legge, il documento archiviato secondo questa procedura risulta legalmente valido e comporta un importante vantaggio economico per le aziende pubbliche e private, risparmiando sui costi di stampa ed archiviazione, oltre a permettere di poter dedicare ad altri progetti le risorse interne all'azienda.

Perché gestire in outsourcing i miei documenti?

L'Outsourcing può essere la chiave per il successo di ogni azienda. Il mercato ha preso la strada dell'iper-specializzazione e richiede un know how sempre più specifico ed evoluto. L'Outsourcing presso Memory permette di sfruttare a costi contenuti, certi e sicuramente più convenienti rispetto a soluzioni interne, ogni genere di trattamento documentale, sia esso l'elaborazione, l'archiviazione fisica o sostitutiva/elettronica. 
Memory possiede le capacità, competenze, spazi ed i mezzi tecnologici per affrontare e soddisfare ogni necessità specifica del cliente, abbatterne i costi aziendali ed elaborare un piano di intervento che possa liberare spazi e personale da destinare a nuovi progetti, ponendosi come un'interfaccia unica e sempre presente.
Memory si pone come il partner ideale con il quale cominciare a pianificare, elaborare e mettere in pratica un piano industriale che generi nuovo valore aggiunto, nuove risorse e porti al successo ad un prezzo particolarmente competitivo, con soluzioni ritagliate ad hoc.

Soluzioni Documentali

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Gestione a 360° del ciclo documentale

Secure-Shredding

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Archiviazione Documentale

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