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Archiviazione Fisica – Records Management

Archiviazione Fisica – Records Management

archiviazione fisicaLa gestione di archivi fisici è il primo e più conosciuto servizio di gestione documentale che prevede una gestione parallela del materiale fisico ed elettronico. Il servizio di archiviazione fisica è pensato per ogni tipo di realtà professionale ed ha lo scopo di alleggerire gli archivi dei clienti, trasferendoli presso l’impianto industriale di Memory, riducendo notevolmente i rischi relativi alla sicurezza ed i costi di archiviazione. Memory, infatti, dispone di un magazzino di archiviazione all’avanguardia nel campo della gestione documentale, certificato da prestigiose aziende internazionali, protetto e gestito da personale altamente qualificato nel campo archivistico e nel settore della privacy, che lo rendono il posto ideale per un’archiviazione fisica di documenti.

Ogni documento che entra nell’impianto industriale di Memory, viene sottoposto ad uno screening preliminare per constatarne lo stato di archiviazione per poi essere immediatamente indicizzato ed inserito nelle unità di archiviazione gestite tramite codici univoci. Già in questa fase, l’informatizzazione entra nel ciclo di gestione documentale in quanto i documenti vengono inseriti dal nostro personale all’interno della piattaforma gestionale Profiler che li archivia, memorizzandone in maniera protetta codici, contenuto e posizione fisica.
Una volta che i documenti vengono allocati presso l’unità di archiviazione, sono immediatamente gestibili online, con la possibilità di richiede una ricerca, la consultazione in originale o l’invio di una copia presso il cliente. Tra i servizi connessi all’archiviazione fisica, Memory offre un avanzato e flessibile sistema di consultazione in grado di risparmiare tempo ed aumentare la produttività; i documenti possono essere anche visionati direttamente presso la sede operativa di Memory, in un ambiente protetto e nel rispetto delle più severe norme sulla privacy unite al codice di autoregolamentazione e policy interna a totale garanzia della riservatezza delle consultazioni.
La documentazione del cliente può, inoltre, essere richiesta via web tramite Profiler, mail o fax in ogni forma trasmissibile, anche fisica o scansionata in maniera standard o con sistemi OCR, dopodiché un incaricato Memory provvederà all’evasione della richiesta nel più breve tempo possibile, tenendo costantemente il cliente informato sull’avanzamento della lavorazione che, nella maggior parte dei casi, non richiede più di quale ora.

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