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Distruzione certificata dei dati sensibili – Secure Shredding

Distruzione certificata dei dati sensibili – Secure Shredding

Distruzione CertificataIl ciclo di vita del documento termina quando non è più necessaria la sua consultazione e può essere distrutto tramite una procedura che lo rende illeggibile a terzi. E’ l’ultimo passo della gestione documentale e deve essere eseguito con grande precisione per evitare che dati sensibili possano essere recuperati.

Memory può distruggere ogni tipo di supporto in maniera standard, per documenti a basso rischio, oppure certificata da apposita dichiarazione e supporto video per quelli contenenti dati particolarmente sensibili. Ogni genere di supporto sia esso cartaceo che informatico o elettronico, può essere distrutto e, per garantire la massima qualità del servizio ed il rispetto delle normative, Memory segue con grande attenzione la normativa sulla distruzione certificata DIN 66399, standard adottato dall’Unione Europea.

Memory offre ai propri clienti la possibilità di distruggere il proprio materiale, seguendo le vigenti normative sul rispetto della privacy e in materia ambientale. Per il campo della gestione documentale, Memory offre due servizi di distruzione:

  • Distruzione di archivi cartacei, lastre cliniche, supporti plastici. Il servizio permette una distruzione certificata ed assolutamente accurata, su richiesta ripresa in video, al cui termine viene rilasciato un attestato di avvenuta distruzione in conformità al D.Lgs. N°196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” ed in rispetto della procedura prevista dalla normativa  DIN 66399.
  • Distruzione di supporti multimediali elettronici come ad esempio hard disk, pen drive, cd, dvd, smart card, pellicole, badge a bande magnetiche. Spesso anche se danneggiati, molti supporti elettronici magnetici, ottici o a stato solido (SSD), permettono l’estrazione dei dati al loro interno; con la distruzione certificata di Memory questa operazione diviene impossibile, rendendo irrecuperabili i dati, proteggendo la privacy in maniera totale. La distruzione segue le procedure previste dalla normativa DIN 66399 arrivando, su richiesta del cliente e a seconda del supporto, ad avere come risultato frammenti che variano da 0,2 a 5 millimetri quadrati per le distruzioni più particolareggiate.

Riferimenti normativi

La legislazione italiana prevede la possibilità di nominare una persona fisica o giuridica quale Responsabile Esterno al trattamento dei dati ai sensi di un quadro normativo particolareggiato; i processi di conservazione sostitutiva degli originali cartacei, di copie conformi all’originale in formato digitale, sono delineati dalla Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 riportanti le “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, il successivo D.L. del 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale – ed in ultimo, il D.P.C.M. del 13 novembre 2014 riportante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni” pubblicato in G.U. Serie Generale n.8 del 12 gennaio 2015.

Workflow della distruzione certificata dei dati sensibili

Per assicurare la massima trasparenza e la garanzia del trattamento a norma di legge, Memory segue un rigido workflow operativo in modo da rendere l’intero processo sicuro, attraverso le seguenti fasi:

  • Supporto organizzativo nella redazione del documento che disegna il macroflusso di lavoro e delinea le disposizioni di servizio;
  • Fornitura dei contenitori di sicurezza in alluminio con serratura a cilindro sigillata, conformi all’allegato B della legge 196/03, atti alla raccolta dei dati soggetti a distruzione certificata, muniti di codice di tracciabilità e sigillo di sicurezza, identificato univocamente tramite codice barcode, attraverso il quale viene associato al contenitore cui è apposto. Al momento della consegna ogni contenitore sarà dunque, accompagnato da:
    • Codice identificativo del contenitore;
    • Sigillo di integrità del contenitore, munito di codice identificativo univoco, cui è applicato;
    • Sigillo codificato di chiusura della serratura;
    • Distinta di consegna;
  • Raccolta periodica dei contenitori da parte di personale qualificato e con mezzi muniti di sistema di geolocalizzazione. Tutti gli estremi del ritiro, compresi i codici identificativi dei contenitori saranno riportati sul documento di servizio consegnato al cliente;
  • Distruzione presso il Centro di Trattamento Documentale di Memory della documentazione a livello P3-5 della norma EN DIN 66399, di supporti ottici (livello O3-5) e magnetici (livelli T3-5, E3-5, H3-5), in area videosorvegliata;
  • Rilascio del certificato di avvenuta distruzione riportante:
    • Numero del documento di servizio (servizio di ritiro);
    • Unità organizzativa produttrice della documentazione;
    • Codice contenitore e codice sigillo (prova dell’integrità del contenitore);
    • Numero del documento di distruzione (servizio di distruzione certificata);
    • Data distruzione;
    • Addetto incaricato alla distruzione;
    • Responsabile di servizio di Memory;
    • Al certificato inviato al cliente sarà anche allegata copia del documento per il servizio di ritiro del contenitore presso il cliente;
  • Invio della documentazione ormai inintelligibile, ai centri di raccolta della carta da macero per il riciclaggio e dei centri di raccolta di rifiuti solidi speciali nel caso di supporti digitali (ex d.lgs. 152/06).

Ogni fase operativa è centralizzata e monitorata attraverso la piattaforma documentale Profiler con accesso riservato tramite protocollo Https ed utenti profilati, sulla quale i clienti si possono interfacciare con il responsabile del servizio.  Attraverso l’applicativo sarà possibile, per il cliente:

  • Ordinare, tramite compilazione di un form, un pacchetto di servizi modulato sulle proprie specifiche esigenze, in ordine alla grandezza dei volumi trattati e della periodicità del servizio di distruzione certificata;
  • Richiedere il ritiro dei contenitori;
  • Visualizzare i documenti e le prove video attestanti l’avvenuta distruzione;
  • Visualizzare lo storico delle movimentazioni avvenute.

Memory, in quanto gestore del servizio di distruzione certificata, potrà:

  • Monitorare il corretto prelievo dei contenitori tramite servizio di geolocalizzazione dei propri mezzi e operatori;
  • Caricare sul portale il video registrato dalle telecamere a circuito chiuso a conferma dell’apertura dei contenitori e dell’avvenuta distruzione;
  • Effettuare l’upload del certificato di avvenuta distruzione in copia digitale conforme all’originale;
  • Visualizzare lo storico delle movimentazioni avvenute.
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